Kurumsal e-posta nasıl yazılır?

Kurumsal e-posta nasıl yazılır?

İletişim, İnsan Kaynakları açısından çok önemli bir yetkinliktir. İletişim kelimesini kullanınca her birimizin aklına yüzyüze haberleşme biçimi gelir fakat haberleşme gerçekte her şeydir. Parfüm kokunuzdan tutun yüz hareketleriniz, duruşunuzdan tutun kullandığınız kelimelere kadar her şey iletişimin konusudur.

En basit manasıyla haberleşme bireyin his ve düşüncelerini sözler, semboller, yazılar ve benzeri şeyler ile karşı taraf/taraftakilere aktardığı süreçtir.

İletişim, sözlü ve sözlü olamayan şekilde ikiye ayrılır.

Sözlü haberleşme yüz yüze ve telefonda yaptığımız görüşmelerdir. Sözlü olamayan haberleşme şayet yazılı, vücut dili, alan tüketimi ve benzeri. etkenlerin kullanıldığı modeldir.

İş yaşamında birçok kişiyle ve pozisyonla haberleşme halindeyiz. Duygu ve düşüncelerimizi doğru bir şekilde karşı tarafa aktarmadığımız takdirde hatalı anlaşılmalar ve problemler ile karşılaşmaktayız. Teknoloji, hayatımızı değiştirdi. Artık ofislerimizde yüzyüze görüşmelerden daha çok yazılı haberleşme biçimi olan e-postayı kullanmaktayız. Yazılı haberleşme, sözlü iletişime göre çok daha zor olan bir haberleşme metodudur. Çünkü; sözlü iletişimde kullandığımız Beden dilini ve ses tonunu yazılı iletişimde kullanabilmemiz teknik açıdan mümkün değildir. Bunun için vakit içinde yazılı iletişime yüz faaliyetlerini temsil eden semboller eklenmiştir 

İlk elektronik posta Ray Tomlinson yönünden 1971 yılında gönderilmiştir. Zaman içerisinde o dönemlere göre devrimsel sayılan bu haberleşme metodu evrimleşmiş ve kendine çeşitli kurallar oluşturmuştur. İş yaşamında bu elektronik posta kurallarına uymazsanız zor hallerde kalabilirsiniz. Bu açıdan elektronik posta imla tekniklerini gözü kapalı bir şekilde biliyor ve uyguluyor olmanız gereklidir. Aşağıda e-Posta imla kültürü ile alakalı kuralları derledim. Umarım sizlere yardımcı olur;

Teknik ve Teorik Bilgiler

From I Gönderen yahut Kimden: İletiyi gönderenin bulunduğu (adres) ve adı. Burada kendi kendine bireyin adı olarak gözükse dahi diğer bireyin adı ile dahi gönderim uygulamak mümkündür.

To I Kime : e-Postanın kime/kimlere yollanacağı yazılır ve gösterilir.

Subject I Konu : e-Postayı açıklayan kelimelerdir.. İletilerin filtrelenmesine yardımcı olur.

Body I Mesaj Gövdesi : Mesajın yazıldığı bölümdür.

CC I Carbon Copy I Karbon Kopya: Gönderilen şahsa ilave olarak iletinin diğer kişilerede gönderilmesini sağlar. e-Posta, buraya yazılan şahıslara direkt olarak seslenme etmez, mesaj bu şahıslara brifing hedefi ile gönderilir.

BCC I Blind Carbon Copy I Gizli Karbon Kopya: Buraya yazılan alıcılar iletide gözükmez. Etik olarak birçok şahsa gönderilen resmi olmayan iletiler için bu alanın kullanılması elverişli olur.

Reply I Yanıtlama: Belli bir şahıstan gelen iletiyi cevaplamak için tüketilir.

Reply All I Herkesi Yanıtla: Yanıtlanan iletiyi, gelen iletinin “To”ve “CC” evresinde yazılmış olan tüm şahıslara göndermek için tüketilir. Genellikle hatanın yapıldığı yerdir. E-Posta cevaplanırken yalnızca alakalı, bilgisi olması gerektiği şahıslar cevaba eklenmelidir. Size e-Posta gönderen şahıs ezkaza alakalı olamayan birisini CC’e koyduysa -sözlü olmayan kural gereği- sizin çıkarmanız gereklidir.

Attachment I Ek: E-Postanın beraberinde gönderilen dosyalardır. (PDF, JPEG, Word, Powerpoint, RAR ve benzeri.)

To, CC, BCC Bölümü

  • e-Postaların hedefi vakit tasarrufudur. Bu sebeple mevzu ile alakalı olmayan kimseye e-Posta gönderilmemelidir,
  • Muhatabı tek olan iletilerde To kısmına yalnızca o şahıs yazılmalıdır.
  • E-posta, gönderilecek olan bir şahıs ve o bireyin mensubu bulunduğu grubu ilgilendiriyorsa; iletinin to kısmına yalnızca grup adı yazılır,
  • E-Posta, Cc’ye koyduğunuz şahıs yahut şahıslara bilgi amaçla gönderilmektedir.
  • Mesaj, bu şahıslara brifing hedefi ile yollandığı unutulmamalı bu kurala göre CC’e şahıslar eklenmelidir,
  • To ve cc, şirketin hiyerarşik sırasına göre yazılır,
  • Bazı organizasyonlarda konunun pozisyona yakınlığına göre hiyerarşi bulunuyor. (Fikrimce unvanların hiyerarşik sırasına göre yazılması daha uygundur)
  • Aynı unvana sahip şahıslar to yahut cc’dahi yer alacaksa; bu şahıslar isimlerinin/soyisimlerinin alfabetik sırasına göre yazılması gereklidir,
  • Sistemin yorulmasını önlemek ve extra iş yükünü hafifletmek cc’ler gerektiği vakitlerde kullanılmalıdır,
  • Bcc’nin gereken şekilde kullanılmaması ahlaki ve profesyonel kurallara aykırıdır.

E-postada Konu Bölümü

  • Kullanıcıların mevzu bölümüne göre e-postaları okuyup okumama kararı verdiği unutulmamalıdır,
  • Konusu olmayan elektronik posta görgü kurallarına göre gönderilmez,
  • Konu sizin e-postanızı özetleyen kelimelerden oluşmalıdır,
  • Bu tür konusuz e-postaların junk kutusuna düşme potansiyeli yüksektir,
  • Konu bölümüne uzun cümleler yazılması profesyonelliğe uyumsuz bir durumdur,
  • Gönderdiğiniz e-Posta çok önemliyse programdan çok önemli diyerek işaretlenmeli ve mevzu kıdmına önem derecesi belirtilmelidir, (İletişim Eğitimi Hk.(Acil),
  • Daha önce gönderdiğini bir e-Postayı düzeltip yineleme gönderdiyseniz mevzu bölümüne düzeltme yahut revize diyerek belirtilmelidir . [İletişim Eğitimi Hk (Düzeltme)]
  • Konu yazımında tüm kelimeler büyük yazılmaz,

Selamlama 

  • E-posta, profesyonel bir selamlama ile başlamalıdır, (Sayın Yetkili, Merhaba Emre Bey, Sayın Emre İnanç Kayatürk ve benzeri.)
  • Yanıtlanan e-Postalarda selamlama yapıldıysa ve gün içerisinde değişik bir mesaj gönderecekseniz yineleme selamlamaya lüzum yoktur,
  • Kurumda bir departmana yahut gruba toplu durumda elektronik posta gönderirken muhatabınızın kim olduğunu bilmiyorsanız yahut mesaj tüm grubu ilgilendiriyorsa; “Sayın İlgililer/Sayın …. Departmanı” biçiminde selamlama yapılabilir,
  • Muhatabınızın cinsiyetinden güvenilir değilseniz soyadını kullanarak yahut ismini soyadını kullanarak selamlama yapabilirsiniz (Sayın Kayatürk/Sayın Emre İnanç Kayatürk)
  • SA, Kolay gelsin, Selam, hi, Mrb ve benzeri. bir selamlama yapılmamalıdır,

Mesaj 

  • E-postalar kısa, net ve açık olması gereklidir,
  • Yazı fontları ve büyüklükleri standart olması gereklidir,
  • Mesaj evresinde detaylandırma gerekmiyorsa karşı tarafın/tarafların vakit yönetimine özen göstermek için mesaj çok uzun tutulmaz,
  • Yazılacak olan metin paragraflara bölünmeli ve giriş-gelişme-sonuç olacak şekilde yapılandırılmalıdır, Karşı tarafın/tarafların bilgi prosedür teknik alt yapısı düşünerek lüzumsuz mesaj gönderimleri yapılmamalıdır,
  • Karışık konularda maddeli imla kullanmak mümkün. Üstlere e-Posta gönderilirken yöneticilerin konuyu hatırlayabilmesi ve detaylandırması için maddelerin beraberinde küçük açıklamalar olması gereklidir.
  • e-Posta kesinlikle büyük harfle yazılmamalıdır. Çünkü büyük harfle yazılan metinler yazılı iletişimde yüksek ses çıkarma ve hakaret manası taşır,
  • Bu yüzden “Caps Lock”un açık olup olmadığına dikkat edilmesi gerekir,
  • Şirket dışında birisine elektronik posta gönderilirken yazılan mailde –kurumunuzu temsil ettiğiniz için- çoğul ifadeler tüketilir.
  • Resmi gönderilen e-Postalarda “sokak ağızı” dili tüketimi hem profesyonellikten uzaktır üstelik karşı tarafı hakaret manası taşır,
  • Ortak jargonda konuştuğunuz şahıslar hariç yaptığınız kısaltmaları anlamama olasılığından  bilinen kısaltmaların dışında çok çok kısaltma kullanılmamalıdır,
  • Yazılı ve sözlü iletişimde tıpkı jargonda bahsetmek haberleşme hatalarını önler,
  • Mesajın kısa ve anlaşılır olması iki tarafında vakit yönetimine pozitif tesir yapar,
  • Dosya göndermek için elektronik posta iletildiğinde küçük bir açıklama uygulamak incelik göstergesidir,
  • Çok zaruri olmadıkça vurgulama yapılmaması gereklidir,
  • Gövde yazılırken mana olarak buyruk içermemesi karşı tarafta pozitif tesir bırakacaktır,
  • Noktalama işaretleri art arkaya kullanılmamalıdır(!!!)
  • Emoji ve simge kullanılarak gönderilen e-Postalar profesyonellikten uzaktır.  

Ek Gönderimleri

  • Ek gönderiminde dosyayı sıkıştırmak (RAR) hem sizin üstelik karşı tarafın sistemini yormayacaktır,
  • Ekleri elektronik posta ile gönderilemeyecek yüksek MB’lı ekli dosyalar için bulut sistemini kullanabilirsiniz,
  • E-posta ile birlikte ekli dosya gönderecekseniz; göndereceğiniz dosyanın uzantısı üniversal standartta olması gereklidir, (Word=.docx, Excel=.xlsx, Powerpoint=.pptx, ve benzeri)
  • Sunumlarınızın ötekisi yönünden değiştirilmesini istemiyorsanız .ppsx formatında gönderebilirsiniz,
  • docx, .odt ve benzeri. formatında hazırlanan bir dosya .doc formatına dönüşürken şekillerde kayma, renk farklılığı ve benzeri. değişikler olmaktadır. Karşı tarafın/tarafların büro yazılımlarının sürümleri öneme alınmalıdır,
  • Ekli dosyalarınızın her bilgisayarda elverişli olarak açılmasını istiyorsanız PDF formatında gönderebilirsiniz,

Sonlandırma 

  • Eşitinizden yahut astınıza yazdığınız mailler “bilgilerinize sunarım, rica ederim” ifadeleri ile bitirilmelidir,
  • Yöneticilere Fyi (gereğini yapın) kısaltması kullanılmaz,
  • Üstlerinize yazdığınız e-postalar kesinlikle “bilgilerinize arz ederim, bilgilerinize arz edilmiştir” ifadeleri ile bitirilmelidir,
  • Her mailin sonuna iyi istek ifadeleri ile sonlandırılmalıdır ( Saygılarımızla, İyi çalışmalar ) Bu kuralın dışında belirtilen iyi istek ifadeleri (basit gelsin, görüşürüz, bye ve benzeri.) imla kurallarına ve görgü kurallarına aykırıdır,
  • Üstlere atılan e-postalar yalnızca “Saygılarımla” ifadesi ile bitirilir,
  • İletilerde kesinlikle imza olması gerekir,

İmza Kuralları

  • İmzanızda kurumuzun standart olarak kullandığı amblem olmalaıdır
  • Adınız soyadınız ve unvanınız yer almalıdır
  • Sonlandırma mesajını imzanızın derhal üzerinden verebilirisiniz
  • Akıllı telefon yahut tabletten elektronik posta göndeimlerinde kesinlikle mobilden gönderim yapıldığına dair bilgi mesajı olmaldır,


tagKurumsal eposta
10/08/2020 12:53alarm